Slordige facturen en offertes met ontbrekende informatie: het leidt tot gemiste kansen en vertragingen in betalingen. Je klanten en zakelijke relaties kunnen bovendien hun vertrouwen verliezen in jouw professionaliteit. Stel je eens voor dat jouw offertes en facturen er altijd perfect en zakelijk uitzien in nette enveloppen. De betalingen worden sneller gedaan, je haalt meer opdrachten binnen en je klanten zijn tevreden. Hoe je dit doet? Met onze 5 praktische tips zorg je ervoor dat je offertes en facturen altijd professioneel overkomen. Lees snel verder!
1. Vermeld alle benodigde informatie
Niets is zo vervelend als een offerte of factuur ontvangen waarop belangrijke informatie mist. Deze documenten moeten in ieder geval de volgende gegevens en informatie bevatten:
Factuur- of offertenummer
Datum van levering of vooruitbetaling
Jouw bedrijfsnaam en adres
Bedrijfsnaam en adres van jouw klant
Jouw btw-identificatienummer en KVK-nummer
Omschrijving van de producten of dienst
Prijzen (inclusief en exclusief btw)
Het totaalbedrag
Jouw IBAN-nummer
De betalingsvoorwaarden zijn ook zeker handig om te noemen. Je klant weet hierdoor precies wanneer de betaling binnen moet zijn.
2. Het juiste ontwerp
Een overzichtelijke lay-out is essentieel voor een offerte of factuur. Zorg voor een logische structuur, zodat de ontvanger alle informatie makkelijk kan doornemen. Houd ook rekening met de huisstijl van je onderneming. Gebruik dezelfde kleuren en hetzelfde lettertype. Het logo van je bedrijf kun je prima op je offerte of factuur zetten. Met deze elementen creëer je herkenbaarheid en kom je nog professioneler over. Een factuur en offerte moeten ook goed leesbaar zijn. Let daarom goed op de letterkleur en -grootte. Is bijvoorbeeld de kleur geel onderdeel van je huisstijl? Een gele tekst is op een witte achtergrond slecht leesbaar. Kies in dat geval voor een donkere letterkleur.
3. Kwalitatieve enveloppen
Stevige enveloppen voorkomen beschadigingen tijdens het bezorgen. Ze zijn verkrijgbaar in allerlei formaten en kleuren. Als je jouw offertes en facturen snel en zonder vouwen wilt versturen, kies dan voor een A4-formaat envelop. Je kunt ook nog kiezen voor een envelop met een venster, waardoor je de adresgegevens goed ziet. Ideaal, want zo hoef je niets op de envelop te schrijven of adresetiketten te plakken. Let op dat je ook een postzegel gebruikt!
4. Offertes en facturen printen
Als je klaar bent met het opstellen van een offerte of factuur, kun je het document printen. Met een volle cartridge print je haarscherpe offertes en facturen van hoge kwaliteit. Ook dit draagt bij aan de leesbaarheid en professionele uitstraling van jouw zakelijke documenten. Vervang het inktpatroon zodra je merkt dat de afdrukkwaliteit achteruit gaat. Zorg er altijd voor dat je een extra inktcartridge in huis hebt, zodat je nooit zonder inkt zit.
5. Op tijd versturen en opvolgen
Niets is zo vervelend als een factuur of offerte ontvangen die veel te laat is verstuurd. Hoe sneller jij je documenten verzendt, hoe meer vertraging je voorkomt. Is de betalingstermijn verstreken? Neem dan telefonisch of via de mail contact op. Stuur een nette mail, verwijs naar de vervaldatum en vraag vriendelijk het bedrag over te maken. Laat ook vooral iets van je horen als je naar aanleiding van je offerte nog niets hebt gehoord. Een tijdige opvolging laat zien dat je betrokken bent en je waarde hecht aan je (potentiële) klant en opdracht. Ook dit kan prima via de mail of telefoon.
Als je deze tips volgt, stuur je vanaf nu alleen nog maar professionele offertes en facturen. Zo maak je een uitstekende indruk op al je klanten en relaties. En wie weet haal je die ene klus nóg sneller binnen. Succes!
